Eric Siömanin jälkeläisten sukuyhdistys – släktföreningen Eric Siömans efterkommande r.y. :n säännöt
1 § Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Eric Siömanin jälkeläisten sukuyhdistys – släktföreningen Eric Siömans efterkommande r.y. ja kotipaikka Helsinki. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä sukuyhdistys.
2 § Tarkoitus ja toimintamuodot
Sukuyhdistyksen tarkoituksena on selvittää Eric Siömanin (synt. Snappertunassa 5.4.1745) jälkeläisten vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta suvun jäsenten keskuudessa.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuyhdistys mahdollisuuksiensa mukaan
- ylläpitää ja kehittää yhteenkuuluvaisuuden tunnetta suvun piirissä
- tutustuttaa suvun jäsenet toisiinsa
- säilyttää sukuperinteitä
- toimittaa sukua koskevia tutkimuksia
- sukututkimusten tulosten välittäminen suvun jäsenille
- esivanhempien muiston kunnioittaminen ja myös nykyään elävien muiston säilyttäminen mm. perustamalla ja edistämällä sukuarkistoa, hankkimalla ja tallentamalla tietoja, kirjallisia kuvauksia, valokuvia ja muuta kuva-aineistoa suvun ja sen jäsenten vaiheista
- kerätä ja tallentaa suvun muistoesineitä
- hoitaa suvun muistomerkkejä
- pitää kirjaa suvun jäsenistä ja heidän osoitteistaan
- panna toimeen sukukokouksia, juhlia ja retkiä
- julkaista tilaisuuden tullen sukuhistoriaa ja sukulehteä
Toimintansa tukemiseksi sukuyhdistys voi ottaa vastaan testamentattua ja lahjoitettua omaisuutta sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.
3 § Jäsenet
Sukuyhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi katsotaan jokainen, joka polveutuu Eric Siömanista (synt. Snappertunassa 5.4.1745, kuollut Tenholassa 4.5.1811) ja hänen vaimostaan Hedvig Johansdotterista sekä jokainen henkilö, joka avioliiton tai avoliiton kautta on liittynyt sukuun.
Äänivaltainen jäsenyys alkaa, kun jäsen on maksanut liittymismaksunsa sukuyhdistykselle.
Varsinaisilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää sukuyhdistyksen kokous.
Hallituksen esityksestä voi sukuyhdistyksen kokous kutsua sukuyhdistyksen kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa tai muulla toiminnallaan edistänyt huomattavasti seuran tarkoituksen toteutumista. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.
Sukuyhdistyksen jäsen, joka ei ole vapaa velvollisuudesta suorittaa vuotuinen jäsenmaksu, katsotaan äänivallattomaksi, jos hän on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kahdelta viimeksi päättyneeltä kalenterivuodelta.
Sukuyhdistyksen jäsenluetteloa ylläpitää seuran hallitus.
Jäseniä kannustetaan ilmoittaman sukuyhdistyksen sihteerille kaikista perheessään avioliiton, syntymän ja kuoleman kautta tapahtuvista muutoksista. Samoin on ilmoitettava asuinpaikan muutoksista mainitsemalla, mistä on muuttanut ja mikä on uusi postiosoite.
4 § Hallitus
Sukuyhdistyksen asioita hoitaa seuran hallitus, joka valitaan sukuyhdistyksen varsinaisessa sukukokouksessa. Hallituksen toimikausi on kahden varsinaisen sukukokouksen välinen aika.
Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, jota kutsutaan suvun päämieheksi, varapuheenjohtaja, jota kutsutaan sukuyhdistyksen varapuheenjohtajaksi ja viisi muuta jäsentä. Hallitusta valittaessa tulee pyrkiä sukujen eri haarautumien mukanaoloon hallituksessa.
Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta seuran sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään kolme muuta hallituksen jäsentä. Hallituksen päätökseksi tulee mielipide, jota enemmistö kokouksessa kannattaa. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa.
Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa, jonka hallituksen kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat.
5 § Sukuyhdistyksen nimen kirjoittaminen
Sukuyhdistyksen nimen kirjoittaa seuran puheenjohtaja yhdessä varapuheenjohtajan kanssa tai jompikumpi heistä yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa.
6 § Tilit
Sukuyhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomukset on annettava tilintarkastajille tarkastettavaksi viimeistään kolme kuukautta ennen seuraavan varsinaisen sukukokouksen pitämispäivää. Tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään kaksi kuukautta ennen edellä tarkoitettua kokouspäivää.
7 § Sukuyhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Sukuyhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on lähetettävä jokaiselle jäsenelle ja ilmoitettava julkisesti. Koollekutsumisen on tapahduttava viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen kokousta.
8 § Sukuyhdistyksen kokoukset
Seuran varsinainen sukukokous pidetään vähintään joka kolmas vuosi hallituksen määräämänä päivänä.
Seuran vuosikokous pidetään vuosittain viimeistään syyskuun loppuun mennessä. Kokoukseen kutsutaan kaikki äänivaltaiset jäsenet.
Seuran ylimääräinen sukukokous pidetään, kun seuran sukukokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta, taikka vähintään yksi kymmenesosa seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti hallitukselta vaatii.
Seuran sukukokouksessa on jokaisella kunniajäsenellä, ainaisjäsenellä, jäsenmaksusta hallituksen päätöksellä vapautetulla varsinaisella jäsenellä ja edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella jäsenellä äänioikeus. Jokaisella äänioikeutetulla on yksi ääni.
Seuran päätökseksi tulee, 10 §:ssä tarkoitettuja päätöksiä lukuun ottamatta, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa.
9 § Varsinainen sukukokous
Seuran varsinaisessa sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus;
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus;
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa;
- valitaan kaksi ääntenlaskijaa;
- hyväksytään kokoukselle työjärjestys;
- esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja tilintarkastajien lausunnot varsinaisten sukukokousten väliseltä ajalta;
- päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä;
- vahvistetaan toimintasuunnitelma seuraavalle varsinaisten sukukokousten väliselle ajalle, määrätään liittymismaksu ja vuotuiset jäsenmaksut, vahvistetaan talousarvio;
- valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja viisi muuta jäsentä;
- valitaan kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa;
- muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran varsinaisen sukukokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä hallitukselle kirjallisesti niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
10 § Sääntöjen muuttaminen ja sukuyhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tullakseen voimaan tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamista tai sukuyhdistyksen purkamista koskevan asian esillä olosta.
Sukuyhdistyksen purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuyhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään varat seuran tarkoituksen edistämiseen.
11 § Muu päätöksenteko
Muussa päätöksenteossa noudatetaan niitä yhdistyslain säännöksiä, jotka sitovat kaikkia yhdistyksiä.
Tammisaaressa 18. päivänä syyskuuta 2004.
Allekirjoitukset
Markus Merenmies
Sukuyhdistyksen puheenjohtaja
Henry Sjöman
Sukuyhdistyksen varapuheenjohtaja
Eira Merenmies
Sukuyhdistyksen sihteeri